Görev ve sorumluluklarımız gereği yabancı muhataplarımızla ve yurtdışında yaşayan vatandaşlarımızla düzenli olarak biraraya geliyoruz. Bu buluşmaların bir kısmına davetli olarak katılırken, bir kısmında ise evsahibi oluyoruz.
Evsahibi olduğumuz toplantı, resepsiyon veya resmi yemek gibi etkinliklerde davet süreci bizi en az içeriğe yönelik hazırlıklar kadar yoruyor. Hatta zaman zaman daha fazla zaman ve enerjimizi alıyor.
Örnek vermek gerekirse, Büyükelçiliklerimiz ve Başkonsolosluklarımız her yıl Cumhuriyetimizin ilan edildiği 29 Ekim gününü düzenledikleri resepsiyonlarla kutluyorlar. Bu resepsiyonlarda yerel makamlar, yerel halkın önde gelenleri, diğer ülke diplomatları ve vatandaşlarımızdan oluşan kalabalık gruplar ağırlanıyor.
Cumhuriyet Bayramı resepsiyonlarına davet süreci en az bir ay öncesinden başlıyor. Öncelikle davetli listeleri oluşturuluyor. Sonra davetli sayısı kadar kart bastırılıyor. Bazı ülkelerde kart bastırma imkanı bulunmadığından kartların Ankara’da bastırılması gerekebiliyor. Kartlar teslim alındıktan sonra üzerlerindeki isim bölümü her bir davetli için el yazısıyla dolduruluyor ve zarflama aşamasına geçiliyor. Her bir zarfın üzerine her bir davetli için ayrı ayrı isim, unvan ve adres bilgileri yazılıyor.
Gönderilmeye hazır hale gelen davetiyeler posta yoluyla veya postanın düzenli çalışmadığı ülkelerde elden muhataplarına iletiliyor. Temsilciliklerimizin zaman zaman davetiyelerin dağıtımı için personel ve araçlarını günlerce seferber etmeleri gerekebiliyor.
İşimiz burada bitmiyor maalesef. Davetiye gönderilen kişilerin davete katılıp katılmayacaklarını telefonla veya e-posta yoluyla bildirmeleri gerekiyor. Bu nedenle, davetiyeler elimizden çıktıktan sonra yoğun bir telefon ve e-posta trafiği içinde buluyoruz kendimizi. Katılımcı listesinin kesinleşmesi genellikle son ana kadar sürdüğü için ikramları tahmini sayılara göre hazırlatıyoruz. Bunun riski ise hazırlanan ikramın yeterli olmaması ya da gerektiğinden çok fazla olması.
Temsilciliklerimizi yoran bu uygulamayı bilişim altyapımızdan faydalanarak nasıl kolaylaştırabileceğimizi düşünmeye başladık ve hemen sonrasında “e-Davetiye” uygulamamızı kullanıma sunduk.
Yazılım ve tasarımını Bakanlığımız bilişim uzmanlarının gerçekleştirdiği e-Davetiye uygulamasında her bir davet için ayrı ayrı davetli listeleri oluşturmak mümkün. Kapsamlı hazırlanan bir liste içinden farklı davetler için farklı listeler de çıkarılabiliyor. Uygulama Bakanlığımızın intranet sistemi olan DışNet ile entegre çalışıyor. Böylece, liste oluştururken DışNet’in “KimKimdir” modülünden de faydalanabiliyoruz. KimKimdir modülünde temsilciliklerimizin görev bölgelerinde önde gelen kişilerin bilgileri kayıtlı. Örneğin, KimKimdir modülünden öğretim görevlilerini listeletip e-Davetiye üzerinden bu listede bulunanlara davetiye gönderebiliyoruz.
Davetli listeleri uygulama içinde arşivleniyor. Bunun en önemli faydası ise dosyaları karıştırmak yerine, hangi davetin hangi tarihte nerede verildiğini ve katılımcıların kimler olduğunu saniyeler içinde görüntüleyebilmek.
e-Davetiye uygulamasında çeşitli dillerde davetiyeler oluşturulabiliyor. Tasarım olarak basılı davetiyeleri örnek aldık. Bakanlığımızın veya temsilciliklerimizin logolarının altında klasik davet metinleri yer alıyor. Davetiyelere etkinlik yerini gösteren harita, broşürler veya toplantı gündemi gibi dosyalar da eklenebiliyor. Davetiyeleri kişilerin adlarıyla kişiselleştirilebiliyoruz. Yeni davetiye oluşturmanın yanı sıra şablon davetiyelerden de faydalanmak mümkün. Daha önce gönderilen bir davetiyeden örnek oluşturarak üzerinde değişiklik de yapabiliyoruz.
Hazırlanan e-davetiyeler bir tek butona basılarak davetli listesinde kayıtlı kişilerin e-posta adreslerine gönderiliyor. e-Davetiyelerin üzerinde, davetlilerin katılım durumlarını bildirebilmelerini teminen iki seçenek yer alıyor. Davetliler bu seçeneklerden birini tıklayarak davete katılıp katılamayacaklarını pratik bir şekilde bildirebiliyorlar. Ayrıca e-Davetiye alan kişiler, katılım durumlarından bağımsız olarak etkinliği düzenleyen birime diledikleri notları da iletebiliyorlar.
e-Davetiye gönderen birimlerimiz ise davet izleme seçeneğiyle etkinliğe katılacaklarını ve katılamayacaklarını bildirenlerle katılım durumlarını henüz iletmeyenlerin güncel listelerine ve gönderilen mesajlara anlık olarak ulaşılabiliyorlar.
e-Davetiye uygulamasıyla basım, kağıt, gönderme bedeli ve işgücünden önemli ölçüde tasarruf sağlıyoruz. Ayrıca, teknolojiyi bu şekilde etkin kullanıyor olmak yabancı muhataplarımız nezdinde Bakanlığımıza ayrı bir prestij sağlıyor.