Son 14 yıldır Dışişleri Bakanlığı olarak tüm yazışmalarımızı elektronik ortamda yapıyoruz. Bu nedenle arşiv evrakımızın ayrıca sayısal ortama aktarılmasına gerek bulunmuyor. Ancak 1919 yılından 2001 yılına kadarlık dönemi kapsayan yaklaşık seksen yıllık Cumhuriyet dönemi belgelerimiz bir yıl öncesine kadar orijinal klasörlerinde bizim bu konuya el atmamızı bekliyordu. Bu yılın başında kapsamlı bir e-Arşiv projesi başlattık. Bu proje tamamlandığında, üç yıl içinde yaklaşık 65 milyon sayfadan oluşan arşivimizin tamamını elektronik ortama aktarmış olacağız.
Millî Mücadele döneminden günümüze uzanan Bakanlığımız arşivi, ülkemizin uluslararası alandaki ilişkilerine ve Türk Dış Politikasına ilk elden ışık tutabilecek eşsiz bir bilgi hazinesi niteliğinde.
Projemizle, kurumsal hafızamız niteliğindeki bu bilgi kaynağına kolay ve hızlı erişebilmeyi; aynı zamanda, arşiv belgelerimizi kamuoyu ve araştırmacılara açma sürecine ivme kazandırmayı hedefliyoruz.
111 bin kutuda milyonlarca belgeyi içeren arşivimizi, 21. Yüzyılın teknolojik yenilik ve araçlarının yardımıyla hem Devletimizin hem de kamuoyu ve akademik dünyanın hizmetine sunmamız kuşkusuz büyük önem taşıyor. Üstelik, içinde yaşadığımız bilgi çağında kamuoyunun bilgiye erişiminin açıklık ve şeffaflık ilkesine uygun biçimde süratle sağlanması, gelişmişliğin de temel göstergeleri arasında.
Bu anlayışla başlattığımız e-Arşiv Projemiz, Türk Dış Politikasının yakın tarihini kendi birincil kaynaklarından inceleme imkânını araştırmacılara sunmayı amaçlıyor.
Proje hedefleri doğrultusunda, 2015 yılının sonuna kadar ikili ve çok taraflı diplomatik ilişkilerimize dair belli başlı dosyalarımızı, ikinci aşamada da arşivimizin geri kalanını sayısal ortama aktarmış olacağız. Ayrıca, Proje kapsamında elektronik raf yönetimi sistemini de kuruyor ve tüm arşiv belgelerimizi güvenlikli fizikî koşullarda koruma altına alıyoruz.
Modern belge yönetimi esaslarına uygun olarak tasarlanıp yürütülen Proje sonucunda araştırmacılar, Bakanlığımız arşivinin katalog bilgilerine ve bir kısım dosyalara İnternet üzerinden de erişebilecek.
Kurmakta olduğumuz bilişim altyapısıyla, araştırmacılar, Arşiv Binamıza geldiklerinde, kendilerine ayrılan salondaki bilgisayarlardan araştırmaya açılan tüm arşiv belgelerine çok dilli araştırmacı arayüzünden erişebilecek, kişisel dosyalarını oluşturup notlarını yazabilecek, ayırdıkları belge örneklerini alabilecek, ya da diledikleri zaman tekrar incelemek üzere sistemde tutabilecekler.
Araştırmacıların, arşiv belgelerimiz, katalog bilgilerimiz veya kurulan arşiv veritabanımızla ilgili Bakanlığımızla paylaşmayı arzu edebilecekleri görüş, öneri ve eleştirilerini de aynı arayüz üzerinden doğrudan arşiv yönetimimizin dikkatine getirebilecekleri bir sistem geliştiriyoruz. Böylelikle, arşiv sistemimizi, araştırmacıların dilek ve ihtiyaçlarını karşılayacak dinamik, karşılıklı etkileşime açık ve şeffaf bir yapıya kavuşturuyoruz.
Projemizde akademik camiamızın ve uzman kurumlarımızın bilgi ve deneyimlerinden yararlanmak düşüncesiyle oluşturduğumuz Arşiv Danışma Kurulumuz, düzenli aralıklarla bir araya gelerek, iş sürecini ve hedeflerini gözden geçiriyor; Bakanlığımıza değerli tavsiyelerde bulunuyorlar.
Mevzuatımıza uygun tasnif işlemlerini tamamladığımız bazı dosyalarımızı ve araştırmacı arayüzünü, birçok üniversitemizden davet ettiğimiz akademisyen gruplarının test amaçlı incelemesine sunuyor ve görüşlerini alıyoruz.
Diplomatik e-Arşiv Projemiz, kurulan iş akışı, çalışma düzeni ve hedefleriyle, Cumhuriyet Tarihimizin bu alanda bugüne kadarki en kapsamlı bilişim projeleri arasında. Niteliği itibariyle sadece Türkçe değil, İngilizce ve Fransızca gibi diğer bazı dillerde belgeleri de içeren arşiv dosyalarımız, Proje sürecinde sanal tasnif, tarama, indeksleme/kataloglama, kalite kontrol işlemlerine tâbi tutuluyor.
Bu işlemleri yürüten toplam 260 kişiyi aşkın ekibimiz, Proje hedeflerine ulaşmak için günde iki vardiya halinde büyük bir özveriyle çalışmalarını sürdürüyor. Daha önceki çalışma düzeni ve teknik altyapıyla ancak birkaç yılda tamamlanabilen veritabanına aktarma işlemleri de artık çok daha süratli bir şekilde yapılabilir duruma geldi.
Arşivcilik ve belge yönetiminde, arşiv alanında gelişmiş sistemlere sahip olduğu bilinen Batıdaki uygulamalara benzer güçlü bir altyapı kurmayı hedefliyoruz. Bunu gerçekleştirirken arşiv bilişim sisteminin, kamu yönetiminde diğer kurumlarımızda bu yönde yapılan çalışmalarla da entegre çalışmasını arzu ediyoruz. İleride, tek bir millî portal üzerinden araştırmacıların ve kamuoyunun devlet arşiv belgelerimize erişebileceklerini ümit ediyoruz. Bu bağlamda, Diplomatik e-Arşiv Projemizin, yararlı ve örnek bir çalışma olarak görüleceğine inanıyorum.
Ülkemizdeki Arşiv meraklıları bu projemizi tanımak için önceden randevu alarak yeni Arşiv binamızı ziyaret edebilir, proje çalışmalarını yerinde inceleyebilirler. Ayrıca bu zahmete girmeden projemiz hakkında bilgi sahibi olmak istiyorsanız YouTube kanalımıza yüklediğimiz aşağıdaki tanıtım videomuzu da izleyebilirsiniz. Projemizi beğenip diplomasi arşivine ilgi duyabilecek yabancı araştırmacılara da tanıtmayı düşünürseniz aynı tanıtım videosunun İngilizce seslendirmeli sürümünün linkini kendilerine iletebilirsiniz.
(Türkçe)
(İngilizce)