Bakanlığımızda bilgisayarlar 25 yılı aşkın süredir iş hayatımızın parçası durumunda. Bu süre içinde sunduğumuz hizmetin kalitesini ve hızını artırmak amacıyla bilişim teknolojilerini yakından takip ettik ve her geçen yıl yeni uygulamalar geliştirerek bugün sayısı 6 bini geçen personelimizin kullanımına sunduk.
Farklı teknolojilerle ve tasarımlarla geliştirdiğimiz uygulamaların yönetimi zaman içinde sürdürülemez hale gelince yaklaşık 6 yıl önce tüm uygulamalarımızı “Dışişleri Bakanlığı Bilgi Sistemi” çatısı altında topladık. Aynı zamanda da kurumiçi başvuru ve haberleşme platformumuz olan bu sistemin içinde bugün 80’in üzerinde uygulama yer alıyor.
DışNet olarak da adlandırdığımız sistemde Bakanlığımızın merkez ve yurtdışı birimleri tarafından üretilen veriler “Kim Kimdir”, “MedyaArşiv”, “Dernekler”, “Şirketler” ve “Ülkeler Veritabanı” gibi uygulamalar üzerinden tüm Bakanlık personeliyle paylaşılıyor. Kim Kimdir uygulamasında temsilciliklerimizin görev bölgelerinde bulunan öndegelen kişilere ilişkin veriler yer alıyor. MedyaArşiv’de ise temsilciliklerimizin görev bölgelerinde yayın yapan basın kuruluşlarının ülkemizi ilgilendiren haber ve yorumları kayıtlı. Temsilciliklerimiz görev bölgelerinde bulunan dernek ve şirketlerle ilgili bilgileri “Dernekler” ve “Şirketler” uygulamalarına kaydediyorlar. Daha önceki yazılarımdan birine konu olan “Ülkeler Veritabanı” uygulaması ise Büyükelçiliklerimizin kapsamlı ülke notlarını içeriyor. Bunlar ve buna benzer diğer uygulamalar sayesinde 135 ülkeye yayılan teşkilatımız anlık olarak birbirlerine güncel veri aktarabiliyorlar. Daha önce bu veri paylaşımı sadece ilgili birimler arasında ve kağıt üzerinden posta yoluyla yapılabiliyordu. DışNet’le dosyalarda kalan ve kısıtlı sayıda personelin erişebildiği bu bilgileri genel kullanıma sunmuş olduk.
Bakanlık içi her türlü başvuru sürecini de DışNet “Kurumiçi Başvurular” uygulamasına taşıdık. Örneğin, personelimiz buradan diplomatik pasaport, personel tanıtım kartı veya kartvizit başvurusu yapabiliyor; yazıcısının tamir edilmesi talebini de, odasında çalışmayan lambanın değiştirilmesi başvurusunu da ilgili birimlere bu uygulama üzerinden iletebiliyor. Araç ve toplantı salonu talepleri de yine DışNet aracılığıyla yapılıyor.
İzin başvurularında da aynı yönetimi kullanıyoruz. Personelimiz hangi tarihlerde izin kullanmak istediğini, tatilini nerede geçireceğini ve gerekli hallerde kendisine hangi irtibat bilgileri üzerinden ulaşılabileceğini kaydederek izin başvurusunu DışNet üzerinden yapıyor. İzin talebi otomatik olarak ilgili yöneticiye e-posta yoluyla bildiriliyor. Yönetici sistem üzerinden girilen bilgileri kontrol ettikten sonra onayını veriyor ve personelin kullanacağı izin süresi yıllık izin hakkından otomatik olarak düşüyor. Üstelik, izin süresi boyunca Dışnet “Telefon Rehberi”nde bu personelin izinli olduğu bilgisi diğer personelle paylaşılıyor.
Bakanlığımızda yönetici pozisyonunda bulunan personelimiz kendilerine bağlı olarak çalışan diğer personelle ilgili görüşlerini “Performans Değerlendirme” uygulamasını kullanarak İnsan Kaynakları Dairesi Başkanlığımıza iletiyor. Değerlendirme dönemi geldiğinde sistem yöneticilere e-posta yoluyla hatırlatmada bulunuyor. Uygulama üzerinden doldurulan form önce hakkında değerlendirme yapılan personele iletiliyor. Şeffaflığı esas alan bu değerlendirme yönetiminde personelin olabilecek eksikliklerini tespit edip bunları gidermeye yönelik adımlar atılmasını amaçlıyoruz. Personelin kendisiyle ilgili yapılan değerlendirmede hemfikir olmadığı hususları belirtmesi ve bir üst yönetici tarafından ikinci bir değerlendirmeye tabi tutulmayı talep etmesi de mümkün. Dakikalar içinde sonuçlanan bu değerlendirme süreci klasik yöntemler uyguladığımız yıllarda aylar sürebiliyordu.
İnsan Kaynakları Dairesi Başkanlığımız DışNet içinde yer alan ve sadece yetkili personelin erişimine açık olan “Personel” uygulamasını kullanarak performans değerlendirme ve izinler başta olmak üzere tüm personel konularını yönetebiliyor.
Personelimiz tayin dönemlerinde görev almak istedikleri yurtdışı temsilciliklerimizin listesini de yine DışNet üzerinden İnsan Kaynakları Daire Başkanlığımıza iletiyor. Basılı tercih formlarının ilgili tüm personele tek tek ulaştırılması, bunların doldurulduktan sonra tekrar toplanması ve uzun süren inceleme dönemi DışNet’le geride kalmış oldu. Sistem üzerinden bildirilen tercihler üzerinde çalışmak ve bunlarla ilgili istatistiklerin çıkarılması İnsan Kaynakları Daire Başkanlığımızın işini oldukça kolaylaştırıyor.
Bakanlık içi yükselme sınav başvuruları da bu sistemin bir parçası. Dışarıya açtığımız bir sayfa üzerinden Bakanlığımıza giriş başvurularını da elektronik ortamda alıp DışNet aracılığıyla değerlendiriyoruz. Bundan önce, her bir adaydan sayfalarca belgenin alınması, tasnifi ve değerlendirmesi hem bizi hem de adayları çok yoruyordu. Şimdi ise adayların kimlik bilgilerini ve KPSS puanlarını ilgili kurumların veri tabanlarından doğrudan alıyoruz. Adaylar gerekli belgeleri tarayıp sisteme yüklüyorlar ve sadece sınavı kazanan adayların belgelerinin asıllarını istiyoruz.
DışNet’i bilgi paylaşımı ve kurumiçi başvuruların dışında haberleşme aracı olarak da kullanıyoruz. DışNet ana sayfasında sosyal medya uygulamalarından esinlenerek geliştirdiğimiz “Postacı” uygulamamız yer alıyor. Tüm personelin kullanımına açık olan bu uygulamayla personelimiz çalışma alanımızı ilgilendiren konularla ilgili bilgi ve fotoğraf paylaşımında bulunuyor. Paylaşımların beğenilmesi ve tekrar paylaşılması, ayrıca sadece belirli personelin takip edilmesi mümkün. Yine anasayfa da yer alan “Duyurular” uygulamasında birimler diğer birimlere duyurmak istedikleri bilgileri yayınlıyorlar. “Serbest Kürsü” uygulaması ise kapsamlı bilgi ve görüş paylaşımını mümkün kılıyor.
Burada DışNet’in içinde yer alan tüm uygulamalardan tek tek ve uzun uzun bahsetmek isterdim. Her birinin ayrı hikayesi var. Modüllerin tamamı Bakanlığımızın iş süreçleri titizlikle incelenerek geliştirildi. Bazıları personel tarafından dile getirilen ihtiyaçlara cevaben ortaya çıktı, bazıları ise kapalı kapılar ardında saatler süren değerlendirme toplantıları sonrasında. Bugün DışNet sayesinde, Bakanlığımız merkez teşkilatında, yurtiçi temsilciliklerimizde ve yurtdışında 135 ülkede yer alan 233 yurtdışı temsilciliğimizde sayısı 6 bini geçen personelimiz aynı ofis içinde yanyana çalışıyormuşcasına hizmet veriyor.
Son olarak DışNet’in tablet versiyonunu geliştirdik. Böylece sürekli hareket halinde olan personelimizin ihtiyaç duydukları bilgilere ofis dışında da ulaşabilmeleri mümkün hale geldi. Mevcut uygulamaları geliştirme ve bunlara yenilerini ekleme çalışmalarımız aralıksız olarak sürüyor.