Dışişleri Bakanlığı olarak dünyanın 135 ülkesinde, 228 dış temsilciliğimizle hizmet veriyoruz. ABD’nin batı sahilinde bulunan Los Angeles Başkonsolosluğumuz mesaisini bitirdiğinde Yeni Zelanda’nın başkenti Wellington’daki Büyükelçiliğimiz kapılarını açmış oluyor. Bazı ülkelerde Cumartesi ve Pazar günleri de çalışıldığı düşünüldüğünde güneş batmayan bir kurum olduğumuzu söylemek sanırım abartılı olmaz.
Toplam 4 bin personelimizle temsil edildiğimiz ülkelerle Türkiye arasında çok yönlü ilişkileri yürütüyor, yurt dışında yaşayan 6 milyonun üzerinde vatandaşımıza konsolosluk hizmetleri sunuyoruz. Bunun yanında milyonlarca yabancıya ülkemize giriş vizelerini veriyoruz. Bunları yaparken Türk ve yabancı binlerce kurum, kuruluş ve kişilerle temas kurmamız, temaslarımızı raporlamamız, ilgili birimlerimizle ve diğer kurumlarla paylaşmamız, ayrıca tüm bu yazışmaları arşivlememiz gerekiyor.
Geleneksel çalışma yönteminde memurlar taslak yazıları hazırlar ve yöneticilerine sunarlar. Yazının imzalanıp gönderilmesine kadar geçen süreçte metin üzerinde defalarca değişiklikler olur, düzeltmeler yapılır ve her seferinde yazıların tekrar tekrar çıktıları alınır. Onaylanan belgelere kayıt numarası verilir, bir örneği arşivlenir ve posta yoluyla muhatap kurumlara gönderilir. Diğer kurumlar ise bu yazıları aldıklarında tekrar bir kayıt numarası verir, işleme tabi tuttuktan sonra ise yazışmalarını arşivlerler. Bu yöntemde koridorlar arasında mekik dokuyan memurların bir ayağı da sürekli arşiv odalarında olur.
Uzun yıllar önce, günlük çalışmamızın önemli bir bölümünü yazı ve rapor hazırlamakla geçirdiğimiz için geleneksel yazışma ve arşivleme yöntemlerinin sürdürülebilir olmadığı düşüncesinden hareketle bir çalışma başlattık. Amacımız resmi yazışmalarımızı tamamen elektronik ortama aktarmak, elle yapılan işlemleri bilgisayara yaptırmak, kağıt kullanımını da asgariye indirmekti. Bu hayalimizi kısa bir sürede gerçekleştirdik. 2001 yılında şu anda kullanmakta olduğumuz Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS) ilk sürümü hayata geçti. BelgeArşiv olarak adlandırdığımız bu uygulama tamamen Bakanlığımızın çalışma sistemine uygun olarak tasarlandı ve zaman içinde bu yazılım, ihtiyaçlar doğrultusunda güncellendi, 2013 yılında ise son sürümü uygulamaya aldık.
Dışişleri Bakanlığında gizli olmayan tüm belgeleri BelgeArşiv’de hazırlıyoruz. Yazılarda hazır şablonlar kullanılıyoruz. Böylece kurum içi standardı sağlamış oluyoruz. Bakanlığımızda hazırlanmış yüzlerce belgeyi üst üste koysanız başlık alanları arasında bir milim sapma tespit edemezsiniz. Metinlerde de standardı sağlamaya yönelik olarak resmi yazışma usullerini temel alarak bir kullanım kılavuzu hazırladık. Görevlilerimizin EBYS üzerinden belge hazırlanmasına ilişkin kurallara uymalarını sürekli olarak kontrol ediyoruz.
BelgeArşiv’de bir yazının hazırlanması, onaya sunulması, imzalanması, gönderilmesi ve arşivlenmesi, çıktı almaya ihtiyaç kalmadan sistem üzerinde yapılıyor. Diğer kurumlardan Bakanlığımıza geleneksel yöntemlerle gönderilen yazılar da taranarak sisteme dahil ediliyor. Gelen yazılar üzerinde görevlendirme, not düşme, örnek yaratma ve başka bir birime yönlendirme gibi ihtiyaç duyabileceğimiz tüm işlemleri de yine sistem üzerinde yapabiliyoruz.
Bakanlığımızın merkez birimleri ve dış temsilciliklerimiz yaklaşık 14 yıldır bu sistem üzerinden resmi yazışma yapıyorlar. Örneğin, Ankara’dan Tokyo’ya, Tokyo’dan Buenos Aires’e belgeleri saniyeler içinde gönderebiliyor, güçlü arama motoru sayesinde sistem üzerinde arşivlenen milyonlarca belgeye yine saniyeler içinde ulaşabiliyoruz.
Türkiye’de bulunan yabancı ülke temsilciliklerini de bu sisteme dahil ettik. Dünyada ilk defa gerçekleştirilen bir uygulamayla bu temsilciliklerle BelgeArşiv üzerinden e-Notalarla iletişim kuruyoruz.
Aynı zamanda, belgelere zamandan ve mekandan bağımsız erişim ihtiyacını karşılamaya yönelik olarak tedbirler de aldık. Yönetici pozisyonunda olan memurlarımız acil işlem gerektiren belgeleri e-postalarına yönlendirebiliyorlar. Ayrıca, gerekli güvenlik önlemlerini alarak BelgeArşiv’i tablet ortamına da taşıdık.
Özetle, BelgeArşiv’le gerek kurumiçi gerek diğer kurumlarla yaptığımız yazışma ve arşiv süreçlerini teknolojinin verdiği tüm imkanları kullanarak ileri bir düzeye getirdik. Tamamen kağıtsız ofis ortamı yaratan bu sistemin sağladığı ölçülemeyecek değerdeki zaman ve maliyet tasarrufuna ilaveten Dışişleri Bakanlığı memurları yazışma ve arşivlemeden kazandıkları zamanla da asli görevlerine daha fazla zaman ayırabiliyorlar.
Ama istediğimiz verim seviyesine ulaşmakta bunun yeterli olmadığının farkındayız. İşimizin doğası gereği ülkemizde bulunan diğer resmi kurumlarla yoğun bir yazışma trafiğine sahibiz. Bu kurumlarla yazışmalarımızı elektronik ortamda yapamadığımız sürece BelgeArşiv’in imkanlarından tam anlamıyla faydalanamıyor olacağımızı biliyoruz.
Aslında bugün Türkiye’de birçok kurum farklı yazılım ve tasarımlarla elektronik belge yönetim sistemleri kullanıyorlar. Bu sistemlerin birbirleriyle konuşur hale gelmeleri teknik olarak mümkün. Ama ne yazık ki, e-yazışma yapan kurum sayısı iki elin parmaklarını geçmiyor. Biz Dışişleri Bakanlığı olarak e-yazışmanın önemini ve bu alanda entegrasyon talebimizi çeşitli etkinliklerde diğer kamu kurumlarıyla sürekli olarak paylaşıyoruz. Bugün itibariyle Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği, Adalet Bakanlığı, Savunma Sanayi Müsteşarlığı, İçişleri Bakanlığı, Yüksek Öğretim Kurumu, Ulaştırma Bakanlığı Sivil Havacılık Genel Müdürlüğü, Kalkınma Bakanlığı, Yurtdışı Türkler ve Akraba Toplulukları Başkanlığı ve TÜRKSAT AŞ ile e-yazışma yapabiliyoruz. Kurumlararası ikili iletişim kanallarının oluşturulmasını gerektiren bu uygulamanın yerini alması öngörülen Kayıtlı Elektronik Posta sisteminde de ilk yer alan kurum Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliğiyle birlikte biz olduk.
Bu olumlu gelişmelere rağmen maalesef kamu kurumları arasında arzu edilen eşgüdüm tam anlamıyla sağlanamadığı için ülke olarak e-yazışma entegrasyonunda istediğimiz hızda ilerleyemiyoruz. Sonuç olarak, “uluslararası e-devlet gelişmişlik seviyeleri” sıralamalarında maalesef üst sıralarda yer alamıyoruz.
Binlerce kilometre uzakta bulunan temsilciliklerimizle resmi yazışmalarımız saniyeler içinde yapılabilirken, hemen yanı başımızda bulunan kurumlara belgelerimizin günler, bazen haftalar içinde ulaşıyor olması bizi üzüyor.
EBYS’de edindiğimiz 14 yıllık tecrübeyi diğer kamu kurumlarıyla paylaşıyoruz. Bugüne kadar birçok kuruma düzenlediğimiz etkinliklerde sunumlar yaptık. Bazı kurumların BelgeArşiv’i kendilerine uyarlayarak kullanma taleplerini memnuniyetle kabul ettik.
Tecrübe paylaşım çabalarımız Türkiye ile sınırlı kalmadı. EBYS kullanımında birçok ülke Dışişleri Bakanlığından ileri düzeydeyiz. BelgeArşiv’i çok dilli olarak tasarladık ve program halihazırda Fransızca, Arapça, Farsça ve Arnavutça dillerinde kullanılabiliyor. Bazı ülke Dışişleri Bakanlıkları BelgeArşiv’i kullanmaya başladılar bile.
Dışişleri Bakanlığı olarak BelgeArşiv’i geliştirmeye, diğer kurumlarla paylaşmaya ve tüm kamu kurumlarını e-yazışma ağına katılmak için teşvik etmeye devam ediyor olacağız. Amacımız, iletişim çağının imkanlarını en üst seviyede kullanarak vatandaşlarımıza sunduğumuz hizmetin hızını ve kalitesini sürekli artırmak.
BelgeArşiv kullanımına ilişkin kısa bir videomuz var. Elektronik belge yönetim sistemlerine ilgili duyan bilişimciler aşağıdaki linkten bu videoya ulaşabilirler.