Bugün 6 milyonun üzerinde vatandaşımız Türkiye dışında yaşıyor. Her ne kadar yeni temsilcilikler açarak vatandaşlarımıza yakın olmaya çaba gösteriyor olsak da, bazı ülkelerde vatandaşlarımızın en yakın temsilciliğimize ulaşmak için saatlerce seyahat etmesi gerekebiliyor. Temsilciliklerimiz bulundukları ülkelerin mesai saatleriyle uyumlu çalıştıklarından vatandaşlarımızın konsolosluk işlem başvuruları için iş yerlerinden veya okullarından izin almaları da gerekiyor. Bu durumun bilinciyle çalışmalarımızı vatandaşlarımızın zamanlarını en az alacak şekilde düzenlemeyi ilke edindik.
Dışişleri Bakanlığı olarak yurt dışında yaşayan vatandaşlarımızın konsolosluk işlemlerini gerçekleştirmek öncelikli çalışma alanlarımızdan biri. Konsolosluk işlemleri esasen ülkemizde çeşitli kurumlar tarafından gerçekleştirilen nüfus, doğum, evlilik, vefat, vatandaşlık, pasaport, askerlik, noterlik ve adli konular gibi işlemler. Başkonsolosluklarımız ile Büyükelçiliklerimizin Konsolosluk Şubeleri bu işlemleri tek çatı altında toplayarak vatandaşlarımızın başvurularını alıyorlar.
Klasik yöntemlerin kullanıldığı durumlarda bir işlem için temsilciliğe gitmesi gereken vatandaş, bilmiyorsa öncelikle tanıdıklarından temsilciliğin adresini ve çalışma saatlerini öğrenir. Sabah erken saatlerde temsilciliğe gider ve bekleme salonunda yaptırmak istediği işlemle ilgili gerekli belgeleri öğrenir ve doldurması gereken formları alır. Eksik belgesi varsa tamamlaması ve temsilciliğe tekrar gelmesi gerekir. Temsilcilikte bekleme süresinin ne kadar olacağını kestirmesi zordur. Bu nedenle, işyerinden tam gün izin alması gerekir ve o gün için başka bir plan yapması mümkün olmaz.
Başvuruları alan temsilcilik personeli gerekli belgeleri düzenler, onay ve imza için yöneticilerine sunar. Temsilciliğin yetkisi dahilinde olmayan durumlarda ise Türkiye’de ilgili kurumlarla posta yoluyla yazışmalar yapılır ve işlemlerin sonuçlanması aylar sürebilir.
Dışişleri Bakanlığı olarak bu süreçleri teknolojinin imkanlarından faydalanarak uzun yıllar önce değiştirmeye başladık ve sürekli güncellemelerle bugünkü durumuna getirdik. Konsolosluk işlemlerinde temel olarak iki uygulamadan faydalanıyoruz: Bunlar, işlemlerin İnternet üzerinden de yapılabilmesine imkan sağlayan e-Konsolosluk ile konsolosluklara kişisel başvurularda görevlilerimizin kullandıkları Konsolosluk.Net uygulaması.
Bugün vatandaşlarımız temsilciliklerimizle ve konsolosluk hizmetleriyle ilgili her türlü bilgiye Konsolosluk Web Sitemizden ulaşabiliyor. Metinlerin yanı sıra açıklayıcı videolarla da zenginleştirdik sitemizi. Buradaki bilgilerin yeterli olmadığını düşünen vatandaşlarımız sorularını Bakanlığımızın Konsolosluk Çağrı Merkezine telefonla ya da canlı yardım mesajlaşma yöntemiyle 7 gün 24 saat iletebiliyorlar. Çağrı Merkezimizde konsolosluk konularına hakim personel ayda ortalama 50 binin üzerinde soruyu cevaplıyor. 2014 yılında kamu kurumlarına ait çağrı merkezlerinin aylık olarak değerlendirildiği bir çalışmada Konsolosluk Çağrı Merkezimiz % 100 ağırlıklı başarı oranıyla 8 kez birinci oldu.
Konsolosluk Web Sitesi üzerinden istenen temsilciliklerimize mesaj göndermek de mümkün. “Destek Masası” adını verdiğimiz uygulama üzerinden ilgili temsilciliklere iletilen bu mesajlar en geç 3 gün içinde cevaplanıyor.
Konsolosluk Web Sitemize her türlü işlem için başvuru formlarını da yükledik. Bu formların bazılarını doldurup ilgili temsilciliğe sistem üzerinden göndermek mümkün. Böylece, bir vatandaş temsilciliğe gittiğinde form aramak ve doldurmak için zaman harcamak zorunda kalmıyor.
İşlem yaptırma zamanına ilişkin belirsizliği ortadan kaldırmaya yönelik olarak da “e-randevu” sistemini geliştirdik. Konsolosluk Web Sitesi üzerinden istediğiniz temsilciliğimizden randevu almanız ve belirlediğiniz saatte işleminizi gerçekleştirmeniz mümkün.
Kuşkusuz ideal uygulama, vatandaşlarımızın temsilciliklere şahsen gitmelerine gerek kalmadan başvurularını yapabilmeleri. Mevzuatın el verdiği ölçüde bazı işlemlerde bunu başarabildik. Örneğin, adres beyan başvurusu, doğum tescili başvurusu, evlilik tescili başvurusu, askerlik ikinci ve daha sonraki erteleme başvuruları, dövizle askerlik taksit ödeme başvurusu ve yabancı makamlardan alınan belgelerin tasdiki posta yoluyla yapılabiliyor. Bu işlemler için ödenmesi gereken harçları da İnternet üzerinden kredi kartıyla tahsil ediyoruz.
Temsilciliklerimizdeki personel tüm konsolosluk başvurularını “Konsolosluk.Net” adını verdiğimiz uygulamayı kullanarak alıyor. Bakanlığımız tarafından ihtiyaçlarımız doğrultusunda geliştirdiğimiz ve düzenli olarak güncellediğimiz bu uygulama Bakanlık ile tüm temsilcilikleri birbirine bağlayan bir ağ üzerinde çalışıyor. En son sürümünü 2014 Kasım ayında uygulamaya aldığımız Konsolosluk.Net, Elektronik Belge Yönetim Sistemimiz (BelgeArşiv) ile Konsolosluk Web Sitemizle entegre çalışıyor. Konsolosluk uygulamalarıyla ilgili BelgeArşiv’den gönderilen yazıların Konsolosluk.Net’ten takip edilmesi mümkün. Konsolosluk Web Sitesi üzerinden alınan randevular ve doldurulan formlar ise Konsolosluk.Net üzerinden ilgili personele ulaşıyor.
Konsolosluk.Net ülkemizde Milli Savunma Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Adalet Bakanlığı, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü, Emniyet Genel Müdürlüğü ve Göç İdaresi Genel Müdürlüğü gibi konsolosluk işlemleriyle ilgili kurumların veri tabanlarıyla entegre çalışıyor. Başka bir ifadeyle, bu kurumlarla sistem üzerinden veri paylaşımında bulunabiliyor, vatandaşlarımızla ilgili tutmakta oldukları veri tabanları üzerinde sorgulama yapabiliyor ve bazı durumlarda bu bilgileri doğrudan güncelleyebiliyoruz. Bunun vatandaşlarımıza yansıması ise daha önce haftalar veya aylar sürebilen birçok işlemin tek seferde ve kısa süre içinde tamamlanabiliyor olması. Örneğin, önceden kaybından yeni nüfus cüzdanı almak isteyen bir vatandaşımızın bulunduğu ülkeye göre ortalama iki hafta beklemesi gerekiyordu. Şimdi ise dakikalar içinde bu işlemi sonuçlandırabiliyoruz.
Teknolojik gelişmeleri yakından takip ederek vatandaşlarımıza sunduğumuz hizmetin kalitesini daha da artırmaya yönelik arayışlarımız aralıksız devam ediyor. Konsolosluk uygulamalarımıza ilişkin çalışmalarımızı anlattığımız iki dakikalık bir de tanıtım videosu hazırladık. Özellikle yurt dışında yaşayan vatandaşlarımızın bu videoyu izlemelerini öneririm.