Yurt dışında yaklaşık beş milyon vatandaşımız yaşıyor. Bu vatandaşlarımızın doğumdan ölüme, askerlikten noterliğe kadar tüm işlemleri konsolosluklarımız tarafından yapılıyor. Diğer bir anlatımla, ülkemizdeki nüfus müdürlükleri, askerlik şubeleri ve noterlerin görevlerini yurt dışında konsolosluklarımız üstleniyor.
Bilgisayarların henüz hayatımıza girmediği yıllarda konsolosluklarımızda işlemler geleneksel yöntemlerle yapılırdı. Türkiye’deki kurumların ön izninin alınması gereken işlemlerle ilgili yazışmaların sonuçlanması için haftalarca, hatta aylarca beklemek gerekirdi. Her konsoloslukta işlemlerin kaydedildiği onlarca defter olur, gün içinde tahsil edilen harçların sayımı bile bir görevlinin bütün gününü alırdı.
İlk konsolosluk otomasyonu
Dışişleri Bakanlığı olarak ilk konsolosluk otomasyonunu 1989 yılında hayata geçirdik. Almanya’daki üç başkonsolosluğumuzda deneme amaçlı başlattığımız proje çok kısa süre içerisinde tüm konsolosluklarımızı kapsayacak şekilde genişletildi.
Teknolojinin nimetlerinden yararlanmaya sonraki yıllarda da devam ettik. İletişim ağlarının güçlenmesine paralel olarak biz de merkezi veritabanımızı oluşturduk ve konsolosluk otomasyonumuzu merkezi yapıda kurguladık. Böylece hem sistem güvenliği yükseldi, hem de işlemler süratlendi.
e-Konsolosluk ve Çağrı Merkezi
e-Konsolosluk uygulaması ise konsolosluk işlemlerinde yeni bir başlangıç oldu. Belki tüm işlemler için olmasa bile, bir çok konsolosluk işleminin günün 24 saatinde evlerden ve iş yerlerinden yapılabilmesine imkan sağlandı. e-Konsolosluk’un bir önemli özelliği de, kredi kartı ile işlem harcı ödemesi yapılabilmesiydi. e-Konsolosluk şimdi başta Amerika olmak üzere, dünyanın değişik ülkelerinde yaşayan çok sayıda vatandaşımıza hizmet sunuyor.
Konsolosluk Çağrı Merkezi de e-Konsolosluk gibi, konsolosluk işlemlerinin kalitesini yükseltmeye yönelik önemli bir hizmet oldu. Amerika’daki tüm vatandaşlarımıza yönelik olarak 2005 yılında Şikago Başkonsolosluğumuz bünyesinde kullanıma sunulan Konsolosluk Çağrı Merkezi’nin bir benzeri aynı yılın sonunda Ankara’da devreye alındı. Vatandaşlarımızdan aldığımız geridönüşler, Çağrı Merkezi’nin yurt dışında yaşayan vatandaşlarımızın işlerini kolaylaştırmak yönünden ne kadar önemli bir hizmet olduğunu gösterdi. Çağrı Merkezi uygulamasından alınan olumlu sonuçlar üzerine, bu çalışmanın kapsamını genişletmeyi planladık ve bu yılın Nisan ayında Ankara’daki Çağrı Merkezimizi profesyonel destek de alarak 7×24 hizmet sunan bir birime dönüştürdük. Haziran ayında Şikago Çağrı Merkezimizi de Ankara’ya bağlayarak hizmeti bir merkezden yönlendirecek alt yapıyı kurduk. (312) 292 2929 telefon numarası üzerinden hizmet sunan Çağrı Merkezimizin bakanlığın gurur kaynağı olmasından memnuniyet duyuyoruz.
İşlem Otomatları
Şimdi konsolosluk hizmetlerinde yeni bir uygulamayı hayata geçirmek için çalışmalara başladık. Yeni geliştirdiğimiz konsolosluk modelinde, vatandaşlarımızın konsolosluklarımıza gelerek yaptıkları başvurularda kendilerine değişik seçenekleri sunmayı amaçlıyoruz. e-Konsolosluk üzerinden de yapılabilen işlemler başta gelmek üzere, bazı işlemler artık konsolosluklarımıza kuracağımız “konsolosluk işlem otomatları“nda da yapılabilecek, ödemelerde banka ve kredi kartları da kullanılabilecek. 
Örneğin, nüfus cüzdan sureti almak üzere başvuran bir vatandaşımız, dilediği takdirde, bankalarda olduğu gibi, sıramatikten bir numara alıp biraz bekledikten sonra görevliye talebini iletebileceği gibi, bir işlem otomatında, Konsolosluk Kartını kullanarak işlemi kendisi de yapabilecek ve nüfus cüzdan örneğini otomattan çıkartabilecek. Aynı şekilde, kasadaki görevliye uğramadan işlem harcını kişisel banka kartı veya kredi kartını kullanarak yine aynı otomatta ödeyebilecek. Kart kullanmayanlar da ödemelerini nakit olarak “nakit ödeme otomatları“na yapabilecekler. Vize başvurusunda bulunan yabancılar da, pasaportlarını pasaport okuyucularından geçirdiklerinde kimlik bilgileri otomatik olarak sistemimize aktarılacak, talep ettikleri vize türünü ve diğer bilgileri girdiklerinde, işlemin tamamlanması için vize başvurularına bakan görevlimize yalnız bir kaç dakikalık iş kalacak.
“İşlem Otomatları” ile konsolosluklarımıza başvurularda beklemeleri ortadan kaldırmayı ve işlemleri süratlendirmeyi arzu ediyoruz. Bu yeni uygulamada harç ödemeleri de kolaylaşmış olacak.
İlk uygulama Almanya’da başlayacak
Yurt dışındaki vatandaşlarımızın yarıdan fazlası Almanya’da yaşıyor. Geçtiğimiz yıl içinde tüm konsolosluklarımızda yapılan işlem sayısı 1,2 milyondu. Bu işlemlerin yaklaşık yüzde yetmişbeşi Almanya’daki konsolosluklarımızda yapıldı. Bu istatistiklerden yola çıkarak biz de kurguladığımız bu konsolosluk modeli uygulamasına, en çok vatandaşımızın yaşadığı Almanya’daki konsolosluklarımızdan başlamayı kararlaştırdık. İlk aşamayı başarıyla tamamladıktan sonra, ikinci aşamada Avrupa’daki diğer konsolosluklarımız ile Amerika’daki konsolosluklarımızı devreye almayı planlıyoruz. İkinci aşama sonucunda uygulamanın kapsama alanı da yüzde doksanlara çıkmış olacak.
Konsolosluk hizmetlerinde teknolojik imkanlardan yararlanmaya başlayalı yirmi yılı geçti. Yerel bilgisayar ağlarında Dos işletim sistemi altında uygulamaya koyduğumuz konsolosluk otomasyonumuzu geçtiğimiz yıllarda merkezi veritabanı, e-Konsolosluk uygulaması ve Çağrı Merkezi ile güçlendirmiştik. Şimdi kurmayı öngördüğümüz “konsolosluk otomatları” ile yurt dışında yaşayan vatandaşlarımıza sunmakta olduğumuz hizmetin kalitesini de arttıracağız.
Yurt dışında yaşayan vatandaşlarımızın ve konuya ilgi duyan bilişimcilerimizin başlattığımız bu çalışmaya ilişkin görüş ve yorumlarını öğrenmekten memnuniyet duyacağımı belirtmek isterim.
.
